Att tänka på efter migrering

Efter migrering är det en del saker man behöver stämma av för att kunna komma igång med användandet av Blikk Pro.

Nedan listas ett antal saker som kan bli aktuella att ställa in och justera. Vad som gäller för just er kan avvika från denna lista men de flesta behöver göra åtminstone ett par av dessa punkter. 

1. Koppla upp mot ekonomisystem
   
   Efter migrering behöver man koppla upp sig mot sitt ekonomisystem från Blikk Pro. Läs mer om hur man gör det här.
   Om ni är vana att arbeta med projekthantering i ekonomisystemet, se till att rutan är ibockad i rutan Skapa automatiskt ett bokföringsprojekt för varje projekt som skapas.
   
   
2. Hämta bokföringsprojekt och mappa med importerade projekt
   
   Efter att kopplingen gjorts till ekonomisystemet behöver man hämta in de bokföringsprojekt som finns upplagda där (de som skapats i ekonomisystemet automatiskt när man lagt upp projekt i Classic) och importera dessa till Pro. Läs mer om hur man gör det här.
   
   När bokföringsprojekten är importerade till Pro behöver man gå igenom sin lista av Projekt (tidigare ordrar i Classic) och mappa projektet i Pro med rätt bokföringsprojekt.
   
   
   
3.  Lägg in giltiga artikelnummer
   
   

   Artikelstrukturen skiljer sig från Classic till Pro. I Classic fanns alla olika typer av artiklar utspridda i olika delar av administrationsgränssnittet, i Pro finns alla samlade på en och samma sida, Administrera > Artiklar & priser > Artiklar.
   Efter migrering kommer en del av artiklarna som finns där ha fått med sig artikelnummer från Classic, men inte alla och det är viktigt att komplettera dessa. 
   
   De fem översta är systemartiklar, de finns alltid i systemet och behöver ha ett artikelnummer för att kunna skickas över till ekonomisystemet.
   Vilka artikelnummer som ska anges behöver ni ta reda på, men om ni nyttjat Classic för att fakturera så finns dessa som oftast alltid angivna i Classic under Administrera > Generellt > Integrationer.
   
   För att förtydliga illustreras nedan vilka fält som "hör ihop" (givet att man vill fortsätta arbeta på samma sätt). Oavsett vilka artikelnummer man anger i Pro är det viktigt att veta att de artikelnummer man lägger in i Pro måste finnas upplagda i ekonomisystemet innan man kan skicka över fakturaunderlaget.

   Dessa fält...

   

   ...motsvarar dessa fält i Pro.

   

   Resterande artiklar måste också få artikelnummer. De artiklar som finns i den nedre tabellen kan vara artiklar av typen Tid, Material, Tillägg, Traktamente och Maskin/utrustning.
   
   I Classic behövde man inte ange artikelnummer på specifika artiklar om man inte ville, alla typer av artiklar hade ett "backup"-artikelnummer (de som syns i bilden längre upp). Däremot kunde man om man ville ange specifika artikelnummer på tider, material och tillägg. Dessa kommer till viss del över via migreringen men behöver ofta kompletteras.
   
   För att hitta dessa artikelnummer behöver man kika i Classic.
   Tidsartiklar - Classic: Administrera > Tid, resa & utlägg > Tidstyper 
   Tillägg - Classic: Administrera > Tid, resa & utlägg > Tillägg 
   Material - Classic: Administrera > Artiklar > Artiklar
   
   Säkerställ att alla typer av artiklar har ett artikelnummer i Pro. Säkerställ också att alla artikelnummer som används finns upplagda i ekonomisystemet.

   
   
   
4. Hämta nästa lediga kundnummer
   
   Hela kontaktregistret är migrerat från Classic, och nu ska alla nya kontakter läggas upp i Pro hädanefter. För att säkerställa att de kontakter som ska flaggas som kunder får rätt kundnummer är det viktigt att ange vad som ska föreslås som nästa lediga kundnummer. Läs mer om det här.
   
   
   
5. Lägg in nästa lediga projekt- och samlingsprojektnummer
   
   I nya konton som skapas föreslås P001 som nästa lediga samlingsprojektnummer och 1 som nästa lediga projektnummer. Efter migrering behöver man se över vad som är nästa lediga nummer givet den nummerserie man jobbat med i Classic och själv fylla i så att det fortsätter med den serien (eller om man vill ändra och börja på en annan). 
   Läs mer här om hur man justerar samlingsprojekt- och projektnummer.
   
   
6. Lägg in lönekoder
   
   Läs mer om detta här. Följ länkarna i hjälpartikeln för att få reda på vilka koder som är aktuella för just ert lönesystem och vart i systemet de ska fyllas i.
   
   
   
7. Använda tidkoder istället för tillägg
   
   I Pro finns det en funktion som heter tidkod som man kan använda för att hantera övertid. Denna funktion fanns inte i Classic utan där fanns Tillägg för detta. Tillägg finns även i Pro men syftar på lönetillägg som tex OB, jourtillägg, etc. Övertid är enklare att hantera med tidkoder och det kommer dessutom se mer korrekt ut i tidrapporteringen och attesteringen. 
   Läs mer om vad tidkoder är här och här om hur de används vid tidrapportering. Överväg att inaktivera de tillägg som kommit över med migreringen för att istället nyttja tidkoder.
   
   
   
8. Se över beskrivningstexter kring tillägg och tidkoder
   
   I Blikk Pro finns inte funktionen tidsregler när det kommer till tillägg.
   För att underlätta för de anställda så kan det vara bra att komplettera fältet Beskrivning med vad och när tillägget ska nyttjas så att den anställde lättare kan välja rätt vid tidrapportering (detta kan vara bra att göra för både tillägg och tidkoder).
   
   Tillägg:
   (Inställningar > Artiklar & priser > Artiklar)

    

   Visas här för den anställde:

   

   Tidkoder:
   (Inställningar > Tid & kvitton > Tidkoder)

   

   Visas här för den anställde:

   

    

   
   
   
9.  Skapa avvikande schema och tilldela dem till användarna
   
   Alla migrerade användare hamnar per automatik efter migrering på ett schema som heter Heltid. Se över om någon anställd ska ligga på ett avvikande schema och läs mer här om hur ni skapar och tilldelar schema till användare.
   
   
   
10. Nollställ tidbanken på alla användare och lägg in eventuella ingående värden
    
    Efter eventuella testmigreringar och sedan den skarpa migreringen kommer användarnas tidbank behöva nollställas.Ska man dessutom ha med sig ett ingående värde från Classic behöver det läggas in på respektive användare.
    Läs mer om hur man gör det här.
    
    När rätt värde är inlagt i tidbanken är det jätteviktigt, att inga migrerade dagar låses upp i tidrapporteringen, då det kommer att ändra saldot i tidbanken.
11. Se till så att behörigheterna stämmer
    Behörigheterna på licensnivåerna skiljer sig en aning mellan Classic och Pro. Gå igenom era användare för att se att all information är korrekt och att användaren har de behörigheter som hen ska ha.
    Har ni många användare som ni behöver gå igenom? Gör det enklare för er genom att exportera ut användarinformation via rapporten AL2 - Användare - inställningar.
    
    
12. Hämta över skapade offerter
    
    Offerter fungerar på ett helt annat sätt i Pro än i Classic. Därför finns ingen möjlighet att migrera över offerter som är skapade i Classic till att bli offerter i Pro. En del kunder vill dock fortsatt ha möjlighet att kolla på offerten från Classic, och vår rekommendation är då att logga in i Classic, ladda ner offerten och sedan ladda upp den under fliken Filer på den Affärsmöjlighet som migrerats över till Pro. 
    
    
    
13. Kolla igenom alla migrerade projekt så de har rätt prissättning
    
    Prissättningen fungerar olika i Blikk Classic och i Blikk Pro. För båda systemen gäller dock att en tidrapport får sitt pris baserat på de förutsättningar som gällde vid tillfället tiden registrerades. Alla tidrapporter som migreras över från Classic har med sig sin individuella prissättning som den fick vid rapporteringstillfället, men för att framtida tidrapporter ska få rätt pris behöver man se över prissättningen på respektive projekt i Blikk Pro. Om ordern var av typen fastpris i Classic kommer fastprisbeloppen (både historiska och kommande) migreras över som ett fastprisprojekt i Blikk Pro. Det är därför främst projekt med prissättning löpande som behöver kontrolleras efter migrering då alla de får Standardprislista per default. Observera att byta prislista på kundkortet endast påverkar nya projekt som skapas, historiska (migrerade) projekt kommer inte påverkas av detta utan behöver korrigeras manuellt.
    Läs mer här om hur man ändrar prissättning i ett projekt.
    
    
    
14. Säkerställ så att första inhämtningen av leverantörsfakturor blir korrekt
    
    Efter migreringen är det viktigt att vara uppmärksam den första gången man hämtar in leverantörsfakturor till Blikk Pro. Eftersom man hämtar in leverantörsfakturor till ett nytt konto kan det vara så att vissa av de leverantörsfakturor som importeras till Blikk Pro redan kan ha importerats till Blikk Classic (eftersom de båda systemen är helt skilda från varandra vet inte Pro vad som har hämtats i Classic). Se därför till att dubbelkolla varje importerad leverantörsfaktura innan den överförs till projektet. Är det redan överförd till projektet i Classic innan migrering så behöver den arkiveras i Pro för att det inte ska bli dubbletter.
    Alla hämtningar som sker därefter kommer vara korrekta eftersom man inte gör fler hämtningar i Classic efter migreringen är gjord.
    
    
    
15. Byt logotyp
    I alla konton som skapas upp så finns en "placeholder"-logotyp. Lägg till er egna logotyp för att offerter och rapporter ska se korrekta ut.
    Läs mer om hur du gör det här.
    
    
16. Första faktureringen
    
    Vid första faktureringen brukar det uppstå en hel del frågor. Nedan finns nyttiga länkar att läsa så man vet mer om hur faktureringen i Pro fungerar:
    Fakturalayout och inställningar