Administrera användare

Klicka på bilden för att se den i helskärm

För att skapa en ny användare går du till Kugghjulet > Generellt > Licenser & Användare 
Och väljer lägg till användare.

Förnamn, Efternamn och E-post är obligatoriska fält.
Det behöver även finnas en attestansvarig, antingen en användare med Totallicens eller Standardlicens, eller användaren själv.
Om ni ska ta ut lönefiler från systemet så behöver det innan första filen tas ut finnas, personnummer, anställningsnummer samt löneform angivet på användaren. 

Om du i inställningarna för tid valde att dölja artikel vid tidsregistrering så är det viktigt att du ser över vilken artikel som ska vara standard på användaren. Skapade du flera olika scheman så behöver du även kontrollera att användaren kopplas till rätt schema.

Då den nya användaren inte har någon licens förvald  så välj sedan vilken licens användaren ska ha, se också över behörigheterna som ligger under själva licensen. Klicka på lägg till användare och ange om välkomstmejl ska skickas till användaren. Detta kan även skickas vid en senare tidpunkt.

Avdelningar används för att kunna dela upp anställda utefter den avdelning som de tillhör.
Du kan sedan filtrera löneunderlag och urval i rapporter utefter avdelning.

Du skapar och administrerar era avdelningar genom att gå till Administrera > Generellt > Avdelningar.

Schablonkostnad: varje anställd kostar såklart pengar för företaget, både i lön semester etc den kostnaden per timme är schablonkostnaden.  Man kan säga att det är kostnaden per timme att ha en person i arbete inkluderat lön.

Om man ställt in en schablonkostnad på användaren under Administrera > Användare & Licenser.
Så kommer kostnaden för den anställdes arbetade tid att visas som en kostnad inne på det projekt som användaren rapporterat på.  Genom att lägga in en schablonkostnad så kan ni på så sätt följa om ett projekt är lönsam eller ej och ta det i beaktning när ni ser över er prissättning. 

Gå till Administrera (kugghjulet) > Licenser & Användare  gå in på den användare som du vill begränsa åtkomsten för och välj sedan knappen begränsa åtkomst längst ned på vänster sida.   
Alla inställningar och historik om användaren lagras. Användaren kan inte längre logga in i systemet, väljas in som deltagare på projekt och kommer inte att visas på listan för löneunderlag. 

Observera att en användare med begränsad åtkomst fortfarande har kvar sin licens och att ni betalar för den licens som är knuten till användaren. Det kan därför vara bra att först byta licens till light på användaren för att hålla nere kostnaden. 

Om ni betalar årsvis för Blikk är kostnaden för en lightlicens 29kr/månad.
Om ni betalar månadsvis för Blikk är kostnaden för en lightlicens 39kr/månad.

Du kan när som helst aktivera åtkomsten för användaren igen. 
För att göra det så går du till Administrera (kugghjulet) > Licenser & Användare.
Här väljer du först att Visa användare med begränsad åtkomst. 

Gå sedan in på användaren, längst ned till vänster hittar du knappen för att ta bort begränsningen. 

För att ta bort en användare går du till Administrera (kugghjulet) > Licenser & Användare,  välj sedan den användare du vill ta bort och klicka på knappen Ta bort längst ned på vänster sida.

Observera!
När du tar bort en användare tas all information om användaren bort och informationen kan inte återskapas. Innan du tar bort användaren, säkerställ att alla tidrapporter är attesterade och eventuella löneunderlag är utskrivna, då de inte går att återskapa när användaren är borttagen.

Om du tar bort en användare så får du välja att flytta över ansvaret för pågående projekt, uppgifter och affärsmöjligheter till en annan användare. Det som försvinner när en användare tas bort kan inte återskapas. Tidrapporter, kommentarer och anteckningar som användaren gjort kommer att finnas kvar i systemet, och visas med användarens namn så länge som du inte väljer att anonymisera användaren.

Innan du tar bort användaren, säkerställ att alla tidrapporter är attesterade och eventuella löneunderlag är utskrivna, då dessa inte går att återskapa när användaren är borttagen.

Vid längre frånvaro
Om personen ska vara frånvarande en period vid exempelvis tjänstledighet, föräldraledighet eller säsongsanställning rekommenderar vi att du väljer Begränsa åtkomst för användaren för att behålla data och historik. Observera att du fortfarande betalar för begränsade användare. För att minska kostnaden byt först licens på användaren till Light. Läs mer om att begränsa åtkomst här.

Användare som har licenserna Standard och Total kan se priser i systemet, användare med licenserna Light & Basic kan inte se några priser.