Administrera användare

Klicka på bilden för att se den i helskärm

För att skapa en ny användare går du till Kugghjulet > Generellt > Licenser & Användare 
Och väljer lägg till användare.

Förnamn, Efternamn och E-post är obligatoriska fält.
Det behöver även finnas en attestansvarig, antingen en användare med Totallicens eller Standardlicens, eller användaren själv.
Om ni ska ta ut lönefiler från systemet så behöver det innan första filen tas ut finnas, personnummer, anställningsnummer samt löneform angivet på användaren. 

Om du i inställningarna för tid valde att dölja artikel vid tidsregistrering så är det viktigt att du ser över vilken artikel som ska vara standard på användaren. Skapade du flera olika scheman så behöver du även kontrollera att användaren kopplas till rätt schema.

Då den nya användaren inte har någon licens förvald  så välj sedan vilken licens användaren ska ha, se också över behörigheterna som ligger under själva licensen. Klicka på lägg till användare och ange om välkomstmejl ska skickas till användaren. Detta kan även skickas vid en senare tidpunkt.

Avdelningar används för att kunna dela upp anställda utefter den avdelning som de tillhör.
Du kan sedan filtrera löneunderlag och urval i rapporter utefter avdelning.

Du skapar och administrerar era avdelningar genom att gå till Administrera > Generellt > Avdelningar.

Schablonkostnad: varje anställd kostar såklart pengar för företaget, både i lön semester etc den kostnaden per timme är schablonkostnaden.  Man kan säga att det är kostnaden per timme att ha en person i arbete inkluderat lön.

Om man ställt in en schablonkostnad på användaren under Administrera > Användare & Licenser.
Så kommer kostnaden för den anställdes arbetade tid att visas som en kostnad inne på det projekt som användaren rapporterat på.  Genom att lägga in en schablonkostnad så kan ni på så sätt följa om ett projekt är lönsam eller ej och ta det i beaktning när ni ser över er prissättning. 

Gå till Administrera (kugghjulet) > Licenser & Användare  gå in på den användare som du vill begränsa åtkomsten för och välj sedan knappen begränsa åtkomst längst ned på vänster sida.   
Alla inställningar och historik om användaren lagras. Användaren kan inte längre logga in i systemet, väljas in som deltagare på projekt och kommer inte att visas på listan för löneunderlag. 

Observera att en användare med begränsad åtkomst fortfarande har kvar sin licens och att ni betalar för den licens som är knuten till användaren. Det kan därför vara bra att först byta licens till light på användaren för att hålla nere kostnaden. 

Om ni betalar årsvis för Blikk är kostnaden för en lightlicens 29kr/månad.
Om ni betalar månadsvis för Blikk är kostnaden för en lightlicens 39kr/månad.

Du kan när som helst aktivera åtkomsten för användaren igen. 
För att göra det så går du till Administrera (kugghjulet) > Licenser & Användare.
Här väljer du först att Visa användare med begränsad åtkomst. 

Gå sedan in på användaren, längst ned till vänster hittar du knappen för att ta bort begränsningen. 

För att ta bort en användare går du till Inställningar (kugghjulet) > Generellt > Licenser & Användare, välj sedan den användare du vill ta bort och klicka på knappen Ta bort längst ned på vänster sida. Du kommer att få bekräfta borttagandet i fyra eller fem steg beroende på användarens behörighet i systemet.

Steg 1
Välj i rullistorna vem som ska ta över ansvaret för personens ansvarsområden, så som projekt, kunder offerter osv. Eventuell framtida planering i resursplaneringen kommer att tas bort och går inte att flytta över.
Är användaren inte ansvarig för något i systemet så kommer du direkt till nästa steg.

Steg 2

1. Säkerställ att alla tidrapporter är attesterade

2. Att löneunderlag är utskrivna

3. Att alla kvitton har exporterats
Steg 3
Klicka på fortsätt och välj sedan om du vill behålla eller avsluta licensen.

Steg 4
Välj om du vill anonymisera användaren eller inte.

Steg 5
Bekräfta att du vill ta bort användaren, en borttagen användare kan inte återskapas.

Viktig info!

Tid och kvitton som användaren har registrerat finns kvar för uppföljning och fakturering. Det är inte möjligt att göra några ändringar på dessa tidrapporter och kvitton när användaren är borttagen. Det är inte möjligt att välja en borttagen användare som urval i rapporter, så säkerställ att du har exporterat allt du behöver innan användaren tas bort.

Om licensen behålls kan den tilldelas en annan användare. Om licensen avslutas kommer saldot att justeras i samband med att du bekräftar borttaget av användaren. Licensen finns då inte längre tillgänglig i kontot under den pågående avtalsperioden och vid avslut sker ingen återbetalning.

Vid anonymisering av användarens uppgifter rensas användarens uppgifter och för- och efternamn byts ut till Borttagen användare. Vid anonymisering är det inte möjligt att se användaren namn i rapporter, men data från den borttagna användaren finns med. Vid borttag utan anonymisering finns användarens för- och efternamn, avdelning och resultatenhet. Det möjliggör att användarens information fortsatt kan visas i systemet och i rapporter.

En borttagen användare raderas permanent och går inte att återskapa eller återaktivera.

Vid längre frånvaro
Om personen ska vara frånvarande en period vid exempelvis tjänstledighet, föräldraledighet eller säsongsanställning rekommenderar vi att du väljer Begränsa åtkomst för användaren för att behålla data och historik. Observera att du fortfarande betalar för begränsade användare. För att minska kostnaden byt först licens på användaren till Light. Läs mer om att begränsa åtkomst här.

Användare som har licenserna Standard och Total kan se priser i systemet, användare med licenserna Light & Basic kan inte se några priser.