Tips vid övergång från ett system till ett annat

När du ska byta till Blikk från ett annat system eller från Blikk Classic finns ett antal steg som kan vara bra att ha koll på. Här presenterar vi hur arbetsgången kan se ut samt vad som är bra att tänka på vid systembytet. Observera att detta är en generalisering och upplägget kan skilja sig från fall till fall. Här utgår vi från en verksamhet som har en integration till sitt ekonomisystem

1. Inför ditt byte - planera

Hur lång tid tar det? 

Hur lång tid det tar att göra ett systembyte beror helt på din verksamhet, hur nuvarande system och arbetssätt ser ut och vilka funktioner du avser att nyttja i Blikk. Generellt tar det mer tid än man tror, så planera därför ditt byte i god tid. Det är särskilt viktigt att planera om ditt nuvarande system kommer att upphöra så att du inte hamnar i tidsnöd vid övergången.

Det är inte ovanligt att större eller mer komplexa organisationer påbörjar sitt byte minst sex månader i förväg och för mindre företag med enklare organisation kan det räcka med en till två månader.

Vem är ansvarig?

Oavsett om du ska göra bytet själv eller ta hjälp av våra konsulter, så är det viktigt att det finns en person som är ansvarig för genomförandet av bytet. Denna person bör också boka av tid i sin kalender för att aktivt arbeta med övergången. Det är alltför vanligt att bytet drar ut på tiden för att den vanliga verksamheten kommer emellan, vilket försvårar skiftet och ofta gör det mer besvärligt än det behöver vara.

Bestäm brytdatum

Börja med att bestämma ett brytdatum för övergången. Efter detta datum ska det gamla systemet sluta användas och all rapportering ske i Blikk. Brytdatumet läggs lämpligen i samband med ett månadsbryt.

2. Förberedelser

• Ska ni i samband med övergången till Blikk också byta ekonomisystem? Vi rekommenderar att n i så fall gör det först
• Passa på att se över era register; rensa, ta bort eller inaktivera kunder, artiklar och projekt som ni inte vill få med in i Blikk
• Ta fram och kontrollera att du har kunskap om eller tillgång till kollektivavtal, anställningsnummer eller annan information som påverkar de anställdas löner
• Fundera på om det är särskilda nyckeltal eller andra viktiga uppgifter som du vill kunna följa upp i systemet. Det kan påverka hur du gör din uppsättning

3. Konfigurera systemet

När du har gjort alla förberedelser är det dags att konfigurera systemet genom att göra de inställningar som är nödvändiga för din verksamhet. Här kan det vara lämpligt att ta hjälp av våra Implementationskonsulter eller se våra guider för att komma igång på egen hand

Uppstartsguide-Pro-Business 

Läs mer och boka Uppstartshjälp 

Att tänka på:

• Om du innan bytet använder ett annat tidrapporteringssystem där du har en integration till ekonomisystemet, så bör du avvakta med att göra integrationen till brytdatumet. Du kan dock förbereda alla övriga inställningar som inte är beroende av att integrationen är gjord
• Vid behov kan du göra kopplingen tillfälligt, för att tex importera kund- och artikelregister färdigt till Blikk, men du behöver sedan ta bort den igen då du inte ska ha två aktiva kopplingar mot ekonomisystemet. Tänk då på att nya kunder, artiklar mm som fortsatt läggs upp i gamla systemet, inte kommer över till Blikk utan måste kompletteras med i efterhand
• När du lägger upp dina medarbetare som användare i systemet, så kommer du att få frågan om du vill skicka ut ett välkomstmail. Vår rekommendation är att du avvaktar med det till efter brytdatumet (se nedan)

Vid migrering:

• Om du ska ta hjälp av oss att migrera data från Blikk Classic eller Visma Tid, så kommer vi inför migreringstillfället att rensa kontot på alla inställningar som är gjorda. För att underlätta övergången rekommenderar vi att du ändå bekantar dig med Blikk genom att göra de nödvändigaste inställningarna för att veta hur det kommer att fungera efter migreringen. Observera att du även efter migreringen kommer att behöva gå igenom inställningarna, kontrollera och i vissa fall justera eller komplettera den inkomna datan.

Att tänka på efter migrering - Blikk Classic 

Att tänka på vid migrering - Visma Tid

4. Testa

När du har gjort alla inställningar är vår rekommendation att du testar lägga upp lite "låtsasinformation", för att testa att prissättningar, löneinställningar, uppföljning mm faller ut så som du önskar. Det gör du genom att lägga upp projekt, rapportera tid, ta ut ett faktura- och löneunderlag och relevanta rapporter. Ett alternativ kan vara att släppa på en eller ett par användare som rapporterar dubbelt i systemen under en period

När du är nöjd med din testning kan du radera all inlagd data igen med en knapptryckning (Inställningar>Generellt>Företagsinställningar>Rensa konto, meddela supporten om knappen behöver aktiveras). Alla inställningar du har gjort under Inställningar ligger kvar, men projekt, kontakter, tidrapporter, fakturaunderlag mm försvinner. Har du importerat kontakterna från ekonomisystemet behöver du därför göra om det igen om du väljer att radera kontot

Att tänka på:

• Om du har en koppling aktiv mot ekonomisystemet, kontrollera att inställningen för att skapa upp projekt i ekonomisystemet automatiskt är avslagen under testperioden (för att undvika att testprojekten går över i ekonomisystemet). Inställningar>Integrationer>Ekonomisystem 
• När du testar att skapa ett fakturaunderlag, välj "Skapa fakturaunderlaget endast i Blikk" för att inte det inte ska gå över i ekonomisystemet

5. Skapa upp skarpa projekt

När du rensat kontot på eventuell testdata är det nu dags att lägga upp dina skarpa projekt. Projekten kan skapas upp av dig som administratör eller av dina medarbetare. 

Är ni många som ska fungera som projektledare, så kan det här vara idé att släppa in dessa i systemet, erbjuda dem en utbildning i hur de lägger upp och prissätter projekten och att alla sedan lägger upp sina egna respektive projekt

Introduktion projekt

Om du har aktiva projekt i ekonomisystemet som du ska fortsätta att rapportera på i Blikk

• Börja med att importera pågående projekt från Ekonomisystemet. De hamnar då under Bokföringsprojekt (Inställningar>Projekt>Bokföringsprojekt)
• Kontrollera att inställningen för att skapa upp projekt i ekonomisystemet automatiskt är avslagen (Inställningar>Integrationer>Ekonomisystem)
• Skapa upp motsvarande projekt i Blikk med samma namn och nummer som Bokföringsprojektet
• När projektet är skapat, i rutan Bokföringsprojekt, mappa ihop projektet med respektive Bokföringsprojekt 
• När alla importerade bokföringsprojekt blivit mappade till ett projekt i Blikk, slå på inställningen för att automatiskt skapa upp projekt i ekonomisystemet igen
• Tänk på att om nya projekt fortsätter läggas upp i gamla systemet innan brytdatumet, så måste dessa importeras eller läggas upp även i Blikk i efterhand
• Du kan nu fortsätta att lägga upp resten av projekten

6. Att göra i samband med brytdatumet

• När brytdatumet infaller, stäng det gamla systemet för fortsatt rapportering. Rapportering  får nu göras manuellt en tid, tills det att det är klart att börja rapportera i Blikk 
• Fakturera undan det som finns upparbetat
• Om du tidigare har importerat kund och artikelregister och bokföringsprojekt, kontrollera om det tillkommit ny data i gamla systemet och komplettera i så fall med den i Blikk
• För in Ingående balanser i Blikk. OBS! Intäkter som förs in som ingående balans kommer att hamna på det datum som du gör införandet. Om du vill kunna följa upp intäkter månadsvis framöver bör ingående balanser därför föras in senast den sista månaden innan du ska börja göra uppföljningen i Blikk.

Ingående balans (intäkt och kostnad) i projekt

Att tänka på om du vill föra in tider från ett tidigare system, samt ingående balans för Tidbank

7. Bjud in användare, börja rapportera

• Bjud in alla användare till en genomgång av hur de gör när de ska rapportera i systemet
• Skicka ut välkomstmailet (Inställningar>Generellt>Licenser och användare). De får då en länk där de skapar ett eget lösenord och kan logga in i systemet
• Uppmana alla att ladda ner Blikk-Appen för att kunna rapportera i mobilen
• Användarna kan nu börja med  att rapportera sina tider retroaktivt från och med brytdatumet för den tid som båda systemen varit stängda