Att fakturera - kom igång

Vänligen notera att denna artikel handlar om vår nya faktureringsmodul som i dagsläget är tillgänglig i konton skapade efter 27 mars och successivt kommer bli tillgänglig för fler användare. Läs mer om den nya modulen eller hör av dig till produkt@blikk.se om du är intresserad av att testa den.

 

I den här artikeln hittar du information om allt du behöver veta för att komma igång med att fakturera. 

 

 

1. Vem kan fakturera?

För att du ska kunna fakturera behöver följande tre punkter vara uppfyllda:

• Standard- eller Totallicens

Endast användare med en Standard- eller Totallicens, kan ges åtkomst till faktureringsmodulen

• Behörighet för fakturering

På användarens licens anges om personen ska ha tillgång till faktureringsmodulen. Här kan man också styra om användaren ska kunna justera fakturamallar och/eller hantera leverantörsfakturor. 

• Ha en  roll som kan fakturera

För att kunna fakturera behöver man också ha en aktiv roll i projektet. De roller som kan fakturera ett projekt är:

• Systemadministratör (kan fakturera alla projekt. En person med Totallicens, som inte är systemadministratör, kan också ges behörighet att fakturera alla projekt)
• Kundansvarig (kan fakturera alla kundens projekt)
• Projektägare av ett samlingsprojekt (kan fakturera alla projekt som ligger i samlingsprojektet)
• Projektledare
• Säljansvarig

 

 

2. Att fakturera 

För att påbörja din fakturering navigerar du till modulen Fakturering>Att fakturera.  Här listas allt som finns att fakturera som fakturaunderlag. Här visas:

• Löpande projekt där det finns något rapporterat. Observera, för att rapporterad tid ska gå att fakturera behöver den vara attesterad. Om det finns oattesterad tid på ett löpande projekt, visas en varningstriangel och den rapporterade tiden som en röd siffra inom parantes. Genom att trycka på den röda siffran kan tiden attesteras direkt från listan
• Fastprisprojekt med ett faktureringstillfälle som infaller under den valda perioden och/eller där det finns något rapporterat som fakturerbart utöver det fasta priset.

Status

Fakturaunderlagen kan ha olika statusar; preliminära underlag, utkast eller skapat fakturaunderlag.

Ett nytt underlag får alltid först statusen preliminärt och visas under preliminära underlag.

Ett preliminärt underlag kan sparas som ett utkast, om du till exempel vill spara påbörjade förändringar. Det visas då under utkast under Att fakturera. Skapade fakturaunderlag visas inte under Att fakturera, utan under rubriken Fakturaunderlag i vänstermenyn. 

 

Visningsläge

Här kan du välja att visa underlagen per kund, projekt eller samlingsprojekt. Om du har flera projekt mot samma kund som du vill ha med på samma fakturaunderlag, väljer du alternativet kund eller samlingsprojekt. I nästa steg får du då välja vilka av kundens eller samlingsprojektets projekt du vill ha med på fakturaunderlaget.

 

Datum

Här väljer du för vilken period du vill skapa dina fakturaunderlag. Default är det tidigaste datum där det finns något  som ännu inte är fakturerat rapporterat, till och med dagens datum.

 

Filtrering

Här kan du filtrera vilka projekt som ska visas i listan, utifrån egenskaper som till exempel projektledare, kundansvarig, projektetiketter och annat.

 

Välj kund, projekt eller samlingsprojekt

När du har gjort önskade urval enligt ovan, klickar du sedan på den kund, projekt eller samlingsprojekt du vill fakturera. Du kommer då in på Fakturaunderlaget där du kan gå vidare och göra eventuella justeringar innan du skapar din faktura.

 

 

3. Fakturaunderlaget

Inne på ett fakturaunderlag kan du göra eventuella justeringar, innan underlaget skapas. Vi går här igenom de olika fält där du kan göra dina ändringar.

Observera! För att du ska kunna göra en del ändringar (som att lägga till bilagor eller ändra i underliggande rader, se mer nedan), så kommer du först att behöva spara underlaget som ett utkast. Högst uppe i högra hörnet ser du vilken status ditt underlag har, om det är preliminärt eller ligger som utkast.

 

Grundläggande information

Den grundläggande informationen hämtas från projektets flik "Pris och fakturering". Om du fakturerar flera projekt på samma underlag, kan ingen sådan information hämtas. Du kan redigera eller lägga till informationen högst upp i fakturahuvudet. Ändringar som du gör här sparas när du skapar underlaget eller sparar det som ett utkast. Ändringarna återspeglas inte till projektet.

 

 

Urval

Under Urval i kolumnen till höger kan du justera den period du avser att fakturera och justera vilka projekt som ska  ingå i fakturaunderlaget. Här kan du också lägga till bilagor som du vill skicka med din faktura. Observera! För att hantera bilagor behöver du först spara fakturaunderlaget som ett utkast.

 

 

Fakturamall

Fakturaunderlagets inställningar och layout styrs av en vald fakturamall. Det finns fyra färdiga mallar att välja på, varav en är angiven som standardmall. Du kan själv välja att justera mallarna, lägga till fler mallar och ange vilken mall som ska vara standardmall. 

En fakturamall kan anges på ett kundkort eller projekt och kommer då att vara föreslagen som default när projektet ska faktureras. Om ingen mall är angiven, så är det standardmallen som föreslås. På fakturaunderlaget kan du alltid välja att byta mall, om så önskas.

 

Layout

Om du vill frångå mallen och justera fakturaunderlagets inställningar och layout, så gör du det under Layout i menyn till höger. Här hittar du menyalternativen Fakturainställningar och Grupperingar. Genom att aktivera Avancerat läge får du också fram menyerna Ekonomisk information och Avancerade inställningar.

 Ändringar som du gör under Layout sparas när du skapar underlaget eller sparar det som ett utkast. Du kan också välja att uppdatera fakturamallen med dina ändringar, eller att spara ändringarna som en ny fakturamall. 

 

 

 

Fakturainställningar

Här kan du välja om du vill visa uppgifter om till exempel fakturaperioden eller vad som fakturerats på projektet sedan tidigare. Du kan också välja att lägga till en kommentarslista som en färdig dagbok med din faktura. Kommentarslistan kommer att läggas till som en bilaga. 

Grupperingar

Under grupperingar kan du styra hur du vill att dina fakturarader ska grupperas och vilken information som ska framgå på raden. Du kan också ändra ordningen på raderna. Observera att om du vill slå ihop flera rader, så kan du också behöva göra justeringar under Avancerade inställningar.

Ekonomisk information

Här kan du styra om du vill visa en kolumn för rabatt på fakturaraderna. Du kan också välja att i redigeringsläget välja att visa vilket bokföringsprojekt och resultatenhet som ligger registrerade på raderna samt vilken momssats som registrerats.

 

Avancerade inställningar

Under avancerade inställningar har du möjlighet att göra grundläggande inställningar om hur rader ska kunna slås ihop och grupperas. Då det kan påverkar er uppföljning i ekonomisystemet, så kan vissa inställningar endast göras av en administratör.

 

 

Innehåll - Underliggande rader

Om du vill justera de uppgifter som fakturaunderlaget är uppbyggt på klickar du på Redigera underliggande rader. Här hittar du alla de registreringar som ligger till grund för fakturaunderlaget och kan göra dina justeringar. Du kan till exempel skriva upp och ner tid, ändra pris och antal, välja om en fakturarad ska sparas till senare eller lägga till egna artikelrader. Observera att du måste spara ditt underlag som ett utkast för att kunna börja redigera. De ändringar du gör här återspeglas till projektet när fakturaunderlaget skapas.

 

 

 

Slutredigering - Finjusteringsläget

När du är nöjd med fakturaunderlagets innehåll, layout och grupperingar har du möjlighet att göra ytterligare finjusteringar genom att aktivera Finjusteringsläget. I finjusteringsläget har du möjlighet att ändra eller komplettera artikelnummer eller ändra ordningen på fakturaraderna. Genom att markera en rad kan du välja om du vill ta bort den eller lägga till en fritextrad för en kommentar i anslutning till raden.

Observera! När du är i finjusteringsläget kan du inte längre göra ändringar under underliggande rader eller i layouten i övrigt. Lämnar du finjusteringsläget kan du göra sådan ändringar igen, men de justeringar du har gjort under finjusteringen kommer då att gå förlorade. Det är därför viktigt att eventuella ändringar här görs som ett sista steg.

 

 

 

4. Skapa ditt fakturaunderlag

Nu är du klar att skapa ditt fakturaunderlag. Om det föreligger några varningar eller fel att åtgärda för att du ska kunna skapa underlaget visas de längst ner i högerkolumnen. Här kan du välja att förhandsgranska ditt underlag, spara det som utkast eller skapa fakturaunderlaget.  

 

Skapa ett fakturaunderlag till ditt ekonomisystem

Om du har en integration till ditt ekonomisystem och väljer att skapa fakturaunderlaget, kommer det att skapas upp som ett fakturautkast i ekonomisystemet (till Visma Admin sparas det istället ner som en fil som man i Visma Admin initierar en hämtning av). 

 

Skapa ett underlag endast i Blikk

Genom att trycka på pilen på den gröna knappen, kan du istället välja att skapa underlaget endast i Blikk, om du av någon anledning inte vill skicka över det till ditt ekonomisystem. Saknar du en integration så skapas underlaget endast i Blikk direkt på den gröna knappen. 

 

Skapade fakturaunderlag

När ett fakturaunderlag skapats, syns det inte längre under Att fakturera, utan återfinns istället under Fakturering>Fakturaunderlag