Så fungerar fakturamallar

Vänligen notera att denna artikel handlar om vår nya faktureringsmodul som i dagsläget endast är tillgänglig för nya kunder och successivt kommer bli tillgänglig för fler användare. Läs mer om den nya modulen eller hör av dig till support@blikk.se om du är intresserad av att testa den.

Ett fakturaunderlags inställningar och layout styrs av en vald fakturamall. Det finns fyra färdiga mallar att välja på, varav en är angiven som standardmall i kontot Du kan själv välja att justera mallarna, lägga till fler mallar och ange vilken mall som ska vara standardmall.

En fakturamall kan anges på ett kundkort eller projekt och kommer då att vara föreslagen som default när projektet ska faktureras. Om ingen mall är angiven, så är det standardmallen som föreslås. På fakturaunderlaget kan du alltid välja att byta mall, om så önskas.

Vem kan hantera fakturamallar?

• För att kunna uppdatera och skapa fakturamallar behöver användaren ha en Standard- eller Totallicens med behörighet till faktureringsmodulen. Genom att trycka på de tre prickarna vid behörigheten på användaren, styrs om användaren ska ha möjlighet att justera och skapa egna mallar. Inställningen kan ändras av en administratör

• Ändra vilken mall som ska anges som standard och ta bort mallar kan endast göras av en administratör.

Skapa eller uppdatera en fakturamall

En fakturamall skapas inne från ett fakturaunderlag. För att kunna skapa en mall krävs det därför att det finns något att fakturera. Exempelvis att du eller någon av dina medarbetare har registrerat fakturerbar tid i ett löpande projekt och att tiden har attesterats eller att du eller någon av dina medarbetare har markerat ett fastprisprojekt som klar för fakturering.

1. Gör önskade justeringar i fakturaunderlaget

Navigera till Fakturering > Att fakturera och välj ett preliminärt underlag:

Gör sedan önskade justeringar i Fakturainställningar, Grupperingar, Ekonomisk information och Avancerade inställningar i menyn till höger:

Ändringarna sker i realtid och syns direkt på underlaget:

2. Spara mallen

När du är nöjd med underlagets inställningar och utseende klickar du på Spara som… under Fakturamall i menyn till höger:

Välj sedan om du vill Uppdatera befintlig eller Spara som ny mall:

OBS! Du har möjligt att skapa hur många fakturamallar du vill, men vår rekommendation är att hålla antalet mallar till ett minimum.

Ange vilken mall som ska vara standard i kontot

1. Navigera till Inställningar (kugghjulet)> Fakturainställningar> Fakturamallar

2. Välj den mall du vill ange som standard

3. Markera att du vill ange mallen som standard i kontot

Inställningen kan göras av en administratör.

Välj en standardmall för en specifik kund

När du väljer en standardmall för en kund innebär det att mallen alltid kommer att vara förvald när du ska sammanställa ett fakturaunderlag för den specifika kunden.

1. Navigera till Kontakter > Företag och klicka på den kund som du vill ändra standardmall på

2. Klicka på fliken Mer info följt av Ekonomi- & Fakturainfo. Under rubriken Förvald fakturamall väljer du vilken mall som ska vara standard. Därefter klickar du på Spara.

Välj en standardmall för ett specifikt projekt

Om du har lagt in en mall på en kund kommer den att ärvas ner till kundens alla projekt. Om kunden saknar mall, eller om du vill frångå kundens mall för ett specifikt projekt, kan du ändra eller lägga till en mall direkt på projektet.

1. Gå in på det projekt där du vill ändra eller lägga till en fakturamall.

2. Klicka på fliken Pris & fakturering. Under rubriken Förvald fakturamall väljer du vilken mall som ska vara standard. Därefter klickar du på Spara.

Så tar du bort en mall

För att ta bort en fakturamall gör du på följande sätt:

1. Navigera till Inställningar > Fakturering > Fakturamallar och klicka på den fakturamall du vill ta bort:

2. Klicka på Ta bort. Om mallen är förvald på ett kundkort eller projekt, kan du ange vilken mall som ska ersätta den alternativt om det är standardmallen eller ärvd mall från kundkortet som ska träda in.